Il servizio di conservazione fattura elettronica lanciato dall’Agenzia delle Entrate, da un lato risulta al momento insufficiente a coprire tutte le esigenze di conservazione digitale di aziende e professionisti, dall’altro rimane comunque uno strumento utilissimo nella sua modalità implicita e automatica di conservazione di tutte le e-fatture che, per obbligo di legge, transitano attraverso lo SdI (il sistema di interscambio).
E’ il bilancio che si può fare dopo un’analisi approfondita del servizio. Come vedremo, questo non può e non vuole sostituire un sistema di archiviazione integrato nelle procedure gestionali delle imprese e dei professionisti, ma certo è molto utile in questa fase transitoria, anche in sinergia con ulteriori sistemi di archiviazione e conservazione. Analizziamo tutte le caratteristiche del sistema di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, spiegandone l’utilizzo, individuando punti a favore e criticità, e vediamo come può andare incontro alle esigenze dei professionisti e delle imprese, in un mercato che offre molteplicità di strumenti per la conservazione digitale.
Per verificare e testare il servizio, abbiamo effettuato l’accesso all’area riservata, richiesto l’adesione, sottoscritto l’Accordo di servizio e il Manuale del servizio di Conservazione delle fatture elettroniche.
Il quadro normativo
L’obbligo della conservazione delle fatture elettroniche attive e passive disciplinato dal D.M. del 17/06/2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del Decreto Legislativo n. 82/2005) si aggiunge agli altri adempimenti obbligatori previsti per i soggetti passivi IVA dalla normativa civilistica e fiscale in relazione alla conservazione di altra documentazione non necessariamente presente su supporti digitali.
Con il Provvedimento 89757 del 30/04/2018 l’Agenzia delle Entrate ha comunicato che tutti i soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati in Italia possono aderire, mediante servizio online, ad apposito accordo di servizio e usufruire gratuitamente del servizio di conservazione a norma di tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall’operatore attraverso il Sistema di Interscambio.
Il rapporto fra contribuente e Agenzia delle Entrate
Analizzando la documentazione dell’Agenzia delle Entrate, un primo tema sul quale riflettere riguarda ruoli e responsabilità di due figure distinte: il Responsabile della Conservazione e il Responsabile del servizio di conservazione. Il Responsabile della Conservazione viene indicato quale soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 7, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione (DPCM 3/12/2013). Si tratta di un ruolo che richiede competenze tecnico-informatiche precise e non riveste natura solo formale. Secondo l’Accordo di servizio il contribuente accetta il ruolo di Responsabile della Conservazione delle fatture elettroniche per le quali richiede la conservazione all’Agenzia delle Entrate secondo quanto previsto dall’articolo 1 del Decreto Legislativo 127/2015 e affida, attraverso delega parziale, ai sensi dell’art.6, comma 6 del DPCM 03 dicembre 2013, la conservazione delle proprie fatture elettroniche, all’Agenzia delle Entrate, che offre idonee garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione di dati personali.
Il Responsabile del servizio di Conservazione viene individuato dall’Agenzia delle Entrate al proprio interno, ed è colui che definisce ed attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione, in relazione al modello organizzativo descritto nel Manuale del servizio di Conservazione.
Da quanto sopra esposto risulta quindi che:
– la responsabilità in ordine alla corretta conservazione dei documenti rimane in capo al contribuente;
– l’Agenzia delle Entrate opera in qualità di delegato del contribuente.
Il rapporto tra il contribuente e il soggetto delegato del processo di conservazione è stato analizzato dall’Agenzia delle Entrate, nella Risoluzione 161/E del 09 luglio 2007, nella quale si precisa che: in tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell’Amministrazione Finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Eventuali inadempienze del soggetto incaricato della conservazione non potranno essere opposte all’Amministrazione Finanziaria per giustificare irregolarità o errori…
Qualora il soggetto delegato dal contribuente fosse l’Agenzia delle Entrate, e in caso di Sue eventuali inadempienze nel processo di conservazione, si giungerebbe alla paradossale conclusione che tali inadempienze non sarebbero opponibili alla stessa Agenzia delle Entrate ma riconducibili solo al contribuente? Quali sono le possibilità concrete di vigilanza e controllo da parte del contribuente sul corretto svolgimento del processo di conservazione da parte dell’Agenzia?
Il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate
La fruizione del servizio di conservazione dell’Agenzia appare semplice, i flussi operativi sono spiegati con chiarezza e le interfacce del sito sono intuitive.
Nel Manuale di Conservazione (versione 1^ luglio 2018, al punto 7.1), l’Agenzia prevede che la richiesta di conservazione delle fatture elettroniche venga effettuata “con modalità implicita e automatica per tutte le fatture riferite al titolare soggetto IVA (contribuente) che transitano sul SdI”. Però la ricerca di documenti già conservati con tale modalità per soggetti che hanno da mesi aderito e che nel frattempo hanno emesso e ricevuto fatture elettroniche non ha prodotto alcun risultato. D’altra parte il fatto non appare preoccupante atteso che la conservazione delle fatture emesse e ricevute nell’anno 2018 può essere effettuata entro tre mesi dal termine di presentazione previsto per la dichiarazione dei redditi relativa all’anno di formazione dei documenti (31/01/2020).
Continuando il test del servizio abbiamo provato ad attivare la richiesta manuale di conservazione. Nella sezione “Dati rilevanti ai fini IVA” il contribuente trova le fatture elettroniche emesse e ricevute in formato XML. Per portarle in conservazione si deve procedere come segue:
– apertura manuale del file XML di ogni singola fattura,
– salvataggio del file sul pc,
– attivazione della richiesta di conservazione,
– invio di ogni singolo file in conservazione,
– stampa in pdf della schermata di ricevimento della richiesta di conservazione per ciascun file inviato,
– controllo sul cruscotto di monitoraggio degli invii effettuati.
Si segnala che la funzionalità di upload manuale sopra descritta dovrà in realtà essere utilizzata solo per le fatture elettroniche transitate dallo Sdi prima dell’adesione al servizio “automatico”.
I documenti conservati
Con l’accesso alla sezione “Dati rilevanti ai fini Iva” della propria area riservata il contribuente può visualizzare in formato leggibile i file xml delle fatture inviate e ricevute tramite il Sistema di interscambio, salvare il file xml in un proprio archivio, salvare i metadati del file xml inviato o ricevuto nel proprio archivio. La conservazione proposta dal servizio dell’Agenzia delle Entrate riguarda le sole fatture emesse e ricevute in formato xml.
La durata del servizio di conservazione
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate prevede espressamente un periodo di conservazione di 15 anni. Si tratta di argomento su cui porre particolare attenzione visto che i sistemi “commerciali” di conservazione prevedono condizioni contrattuali mutevoli a seconda della politica tariffaria del singolo conservatore e che vanno attentamente valutate in funzione delle esigenze di ciascuna azienda o professionista.
Quale servizio di conservazione?
Come detto, il servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate risulta un utile strumento, che non può sostituire un sistema di archiviazione integrato nelle procedure gestionali né può coprire il 100% delle esigenze di conservazione che emergono dalla corretta tenuta delle scritture contabili formate sulla base di documenti nativamente digitali e sulla base di una interpretazione letterale della normativa attuale (es. numerazione fatture ricevute, integrazione fatture reverse charge, etc.); ma soprattutto non può esaurire la necessità di ripensare in termini digitali i processi amministrativi.
Va infatti tenuto presente che la fattura elettronica obbligatoria, pur patendo una normativa pensata in un mondo di documenti analogici, può rappresentare da subito una tecnologia abilitante ed un fattore potente di economicità per soluzioni e miglioramenti tecnologici fino ad oggi disponibili solo per realtà estremamente strutturate e con grandi capacità di investimento. Pensiamo alle difficoltà e ai costi di digitalizzazione di documentazione fiscale analogica (scansione dei documenti, inserimento negli archivi, conservazione di immagini in formato TIFF, etc) rispetto alla semplice archiviazione automatizzata di un compatto ed efficiente xml strutturato, o alla complessità di sistemi di intelligenza artificiale per l’acquisizione via OCR di dati elaborabili da fatture cartacee dal formato del tutto variabile, paragonata alla “quasi banale” acquisizione semi automatica di dati contabili con modesto intervento umano da parte di un addetto contabile qualificato.
Riteniamo prioritario che aziende e professionisti sfruttino questa occasione “imposta” per ripensare e riscrivere mansioni e procedure ormai obsolete approfittando al massimo dell’integrazione digitale dei processi amministrativi aziendali con software e procedure adeguate alla dimensione e all’attività della propria realtà economica, ricordando che sono ormai disponibili sul mercato soluzioni dalle funzionalità potenti ed evolute a costi accessibili anche ai soggetti di minori dimensioni.